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【在宅ワークで効率よく働くためには?】

Chill子
こんにちは!ご無沙汰しておりました!Chill子です。

ここ二ヶ月はCOVID-19の影響で会社や国の状況も落ち着かない日々が続いておりますね。当たり前ですが、手洗い、消毒が効果があるようなので是非お身体を大切にしてください。さて、そんな中在宅ワーク推奨になった方々も多いのではないでしょうか。私も完全在宅ワークの指示が出ております。

でも、家で働くって中々集中できなかったり、ルーティング確立しにくかったりして仕事が捗らない!と感じる方もいるのではないでしょうか。今日はそんな皆さんに私が実践する在宅ワークTIPSをお伝えしたいと思います。

1. Make a Todo List

まず一つ目は、Todo Listを作ることです。普段は周りのプレッシャーや取引先の予定に合わせて期日が自然とできてそれに向けて仕事を進めることが多いですよね。ただ、完全在宅ワークになるとスケジュール感から優先順位付けもぐちゃぐちゃになりがちです。毎朝起きて、まずその一日何をするべきか洗い出してみると、やらなければいけないことが可視化されスケジュールを立てやすくなります。

Chill子
どんなTodo Listを作ったらいい?

-進めないといけない作業が明確で具体的に記入されていること
-優先順位が付けられていること
-期日 (Deadline)を設けられていること

上記の条件が最低限揃っていれば、朝起きて何しようかな!とパニックにならずその日1日効率よく仕事を進めることができます。また、1日の終わりに自分のToDo Listを見返せば1日の進捗を見て達成感を感じることもできます。また、明日は何をするべきかもこれを見るだけで自ずと見えてくるようになりますよ。It keeps you stay on track. 

2. Google カレンダーの活用

私の会社ではGoogleカレンダーを全社的に活用しております。在宅で仕事をしていると相手が今何をしているのか中々可視化できなくなると、隣のデスクで仕事をしているときのような阿吽の呼吸で仕事を進めることが難しくなります。だからこそ、Googleカレンダーを活用して自分のタスク、期限をこまめに入力しチーム内で共有しましょう。共有することで上司からの信頼も得られますし、チーム内で効率よく仕事を進めることができます。

スプレッドシートでチーム内の進捗管理シートを作って、全員のタスクが可視化できるようにするのもいいかもしれません。とにかく共有と可視化これが鍵です!メールでの業務報告を毎々行なっている会社もあると聞きますが、それだと中々チーム全体で横串で把握することは難しいですし、メールだとパラパラしているので記録を辿ることも難しいですよね。

3. Zoomを活用しましょう

かねてより私の会社ではZoomを利用しておりました。ただCOVID-19の一件で、Zoomを導入した会社も多いようですね。中々取引先と直接話したりすることができない今だからこそ是非Zoomを活用したコミュニケーションの促進を計りましょう。対面コミュニケーションというのはどんな場面でも非常に重要ですが、特にビジネスの場面ではとても大切です。

Chill子
Zoomを使うコツは?

-当たり前ですが在宅ワークであっても一定のプロフェッショナルレベルは保つべきです。後ろの背景は、ごちゃごちゃしたところではなくなるべく白壁のところで行うようにしましょう。どうしてもないという場合はZoomで背景を変更することもできますよ!

 

-Zoomというテレビ会議に入るとみんなビデオをオフにしがちです。Active Listeningを促進するためにも必ずビデオはオンにすることを推奨します。なお、ミュートにておかないといろんなノイズを拾うので、マイクは話す時だけオンにしましょう。

 

-距離のあるテレビ会議を大勢でやると結局ディスカッションが進まなかったりするのも現実です。そんな時は、Zoomのチャット機能を平行で利用しましょう。発言したい時は、まずはコメント欄を併用して利用することで、会話の流れを断ち切ることなく議論をスムーズに進めることができます。

 

-Zoomには録画機能があります。参加できなかったメンバーに対しても後ほど共有できるように録音しておくとそもそも議事録を作る手間が省けるかもしれません。また、"発言したい時には手をあげる"という機能がZoomには備わっています。

 

上記のような機能を駆使することでよりスムーズなコミュニケーションの流れを作ることができます。

おわりに。

今回は、みなさんが自宅で働く際に使える在宅ワークのコツをシェアしました。最後にご紹介したい英語の表現は下記の通りです。

Tips: コツ
Todo List: やることリスト
It keeps you stay on track: 脱線をしない→つまり予定通り、計画通り行くという意味です。
Active Listening: 日本語でいうと"傾聴"という表現になるみたいですが、積極的に相手の言葉に耳を傾け表情やボディランゲージで聞いているよ!ということを伝えることを意味しています。

最近暗いニュースばかりですが、Beatlesの"Hey Jude"でも聞いて明るく行きましょう。
"Hey Jude, don't take it bad. Take a sad song and make it better.

See you guys soon. Keep  Safe!

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Chill子

Hi, everyone!! Chill子です。 私はもともと日系のインフラ系の企業の海外投資部門で働いていましたが、現在は外資系へ転職をした20代OLです。働く女性として、20代の女子としていろんなことを発信していけたらと思います!ちなみにシンガポールとカナダに住んでいた帰国子女です!

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